Inicialmente, ressaltamos que todas as empresas (exceto MEI) devem ter um contador ou um escritório contábil responsável para atender as exigências do governo, dos bancos, dos fornecedores e clientes. 

Este profissional ou escritório contratado pode ser terceirizado, pois manter uma estrutura interna pode encarecer muito a contratação de pessoal especializado para pequenas e médias empresas.

O contador ou o escritório contábil terceirizado é responsável por organizar todas as obrigações fiscais do negócio, como os impostos e a folha de pagamentos, cuidar de questões envolvendo as movimentações patrimoniais da empresa, bem como identificar e prevenir problemas junto ao governo, sendo um processo contínuo enquanto a empresa permanecer em atividade.

A contratação de uma contabilidade é um fator fundamental no sucesso financeiro e econômico de uma empresa, pois sem profissionais que conhecem do seu negócio para te direcionarem, dificilmente a empresa terá sucesso em sua jornada.

Ter um suporte contábil faz com que o empreendimento tenha mais poder para superar as burocracias do complexo sistema tributário e trabalhista que está em vigor no Brasil.

A contratação equivocada de um escritório de contabilidade pode comprometer fatalmente o futuro do seu negócio. 

Em um breve resumo, a contabilidade auxilia o empresário em atividades que exigem alto risco tributário e que podem gerar prejuízos financeiros. Esse serviço é feito com o viés de agilizar processos burocráticos, organizar finanças e na criação de planejamentos estratégicos e orçamentários, com enfoque em relatórios contábeis, planejamento tributário e avaliação de cargos e salários dos empregados. 

Então, percebe-se que a contabilidade vai além de apenas prestar serviços contábeis. Ela é fundamental para o empresário e o empreendedor que almeja crescimento e expansão sem comprometer a saúde financeira da empresa. 

Com tanta importância, o contador deve prestar um serviço eficiente e seguro, que garante todos esses benefícios. Caso a premissa seja diferente, pode ser que o ideal seja mudar de contador. Mas como fazer essa transição sem ter dores de cabeça? É isso que esse artigo responderá. 

Leia o texto a seguir para entender se chegou a hora de mudar de contador e como fazer isso sem ocasionar problemas. 

Antes, lembre-se, a saúde financeira do seu negócio depende da prestação eficiente desse serviço. Problemas nele podem prejudicar e até matar a sua empresa. No blog da Fic Figueiredo você encontra dicas para se afastar desse fim trágico e gerir seu negócio de maneira assertiva. 

É possível mudar de contador? 

No início de nosso conteúdo, o leitor pode compreender  que o serviço de um contador é de suma importância para o sucesso do seu empreendimento.

Essa relevância vale para situações positivas e negativas. Se houver indícios que esse trabalho está gerando resultados aquém do esperado, talvez o ideal seja a mudança de contador. 

Então, respondendo a pergunta que este capítulo promove: “Sim. É possível mudar de contador a qualquer momento!”. Isso pode ser feito de forma simples. Entretanto, é necessário que o empresário observe uma série de fatores antes de chegar a tal conclusão. 

Aproveite para conferir: Regularização de empresas em São Paulo-SP.

Por que mudar de contador? 

Mudar de contador ou de escritório de contabilidade não é comum de acontecer, pois há uma forte relação de confiança entre o empresário e os profissionais que cuidam de uma empresa.

O contador ou os contadores que acompanham a trajetória de uma empresa tem posição privilegiada de conhecer o cotidiano e as rotinas desta empresa, e em muitos casos do próprio empresário, pois na maioria dos casos, o contador ou o escritório de contabilidade além de assessorar a empresa, também assessora os sócios. 

Quando este vínculo de confiança é quebrado, seja por algum erro técnico que tenha gerado prejuízos, ou quando não há o cumprimento dos prazos na entrega dos documentos e impostos, ou até processos judiciais que prejudiquem o andamento da empresa, este é o momento de buscar um novo contador ou um novo escritório de contabilidade para sua empresa.

Para efetuar esta mudança, é essencial buscar um escritório de contabilidade com profissionais capacitados, estrutura para atendimento personalizado e tecnologia para ajudar na agilidade das informações.

O serviço contábil precisa alcançar resultados que facilitem a vida do empresário e do empreendedor. Se for qualquer coisa diferente disso, significa que é hora de agir. Para chegar à decisão acerca disso, observe se: 

• O serviço prestado pelo contador não corresponde com o que sua empresa espera alcançar de resultados? 
• A comunicação entre empresa e contador não está sendo saudável? 
• O contador descumpre os prazos exigidos? 
• Os sistemas e softwares utilizados estão obsoletos? 
• O atendimento prestado pelo contador está sendo problemático e sem proatividade? 
• O contador não acompanha as mudanças de legislação?
• Outras situações que desgastam o relacionamento com o contador…

Se você respondeu “sim” para alguma dessas perguntas, pode ser um indício de que há necessidade na mudança de contador. A seguir, vamos mostrar detalhadamente como cada um desses serviços citados devem ser executados. 

O serviço do contador tem que aproximar sua empresa dos resultados planejados

A contratação de uma contabilidade passa exatamente por isso: alcançar resultados positivos e satisfatórios.

Para isso, é necessário que o contador esteja ao lado do cliente na criação do planejamento tributário e das estratégias administrativas para o crescimento da empresa. Depois disso, é fundamental que ele também acompanhe a rotina da empresa para saber se essas metas estão sendo cumpridas e sempre estar atento a ajustes para atingir as metas estipuladas.

Esse mapeamento e o acompanhamento dele são importantes, pois se algo fugir do caminho planejado, é possível resolver de maneira mais ágil e eficiente. 

Assim, sua empresa sempre terá uma contabilidade preventiva, afastando o negócio de transtornos, prejuízos, problemas com o Fisco, etc.

A comunicação entre empresa e contador precisa ser saudável

A necessidade de um acompanhamento próximo do contador à empresa exige que exista uma comunicação saudável entre ambos. Se as informações e o atendimento não estiverem sendo claros e objetivos, o caminho para resultados positivos pode ficar cada vez mais distante.

Então, a comunicação precisa ser sincera, franca e com confiança. Se há problemas, o contador precisa comunicá-los para que sejam resolvidos de forma rápida. 

Mesmo se as notícias forem negativas, é papel do contador repassá-las para que sejam tratadas com eficiência e para que o problema seja solucionado, evitando assim, prejuízos a empresa e aos sócios.

O contador tem que cumprir os prazos pré-estabelecidos

A rotina de um empresário e empreendedor normalmente é pesada e o tempo pode ser mínimo para realização de determinadas tarefas. Então, a contratação de um contador é a busca por sanar esse problema. 

Caso os prazos não sejam cumpridos, as tarefas se acumularão, o que compromete a rotina do empresário e o afasta das atividades mais importantes da gestão.

Portanto, é essencial que o contador e o escritório de contabilidade sempre cumpram os prazos para envio de documentos para evitar que sejam pagas impostos com juros, empregados com atraso, fornecedores indevidamente, entre outras situações.

Os sistemas e softwares utilizados precisam ser atuais

Imagina em pleno 2022 confiar seu negócio em um contador que não abriu mão da papelada em prol dos novos sistemas digitais? O resultado disso vai ser dificuldade e demora em resolver pendências burocráticas. 

Com o advento da comunicação instantânea em conjunto com a internet, o uso de métodos obsoletos é um indício bem claro de que está na hora de mudar.

Ter um escritório contábil com os melhores sistemas de gestão são um grande aliado do empresário e do empreendedor para solucionar com agilidade e eficiência qualquer demanda burocrática da rotina das empresas.

O contador tem que prestar um atendimento cordial e eficiente

O atendimento prestado pelo contador tem que ser baseado na cordialidade de empresa-cliente. Então, as respostas precisam ser educadas, prestativas e com intuito de ajudar no alcance das metas.

Embora seja essencial um bom atendimento, somente isto não basta. O contador ou os contadores envolvidos devem sempre buscar soluções para atender o cliente e resolver qualquer questão pertinente à área contábil, fiscal e trabalhista.

Decidiu que é hora de mudar? Veja o que é preciso fazer durante a transição

Se chegou à conclusão que algum desses serviços não estão sendo executados da maneira correta ou há algum descontentamento e você decidiu mudar, você precisa seguir alguns passos durante a transição e a troca de contabilidade.

Há alguma multa rescisória? 

O contrato feito com a antiga  contabilidade pode ter uma cláusula com multa rescisória em caso de rompimento. Caso você perceba a existência desse artigo, verifique se aguardar o fim do vínculo traz menos prejuízos do que o ganho de qualidade com a rescisão.

Tente também uma conversa amigável, seja para a isenção da indenização financeira, ou como um feedback para que haja melhora nos serviços. 

Verifique se existe pendências nas documentações e pagamentos

Faça uma pesquisa minuciosa para descobrir se nos últimos anos o contador não deixou passar algo em branco. Descubra se nos últimos cinco anos há dívidas abertas, parcelas acumulando juros. Busque deixar tudo quitado e evite surpresas desagradáveis. 

Não se esqueça que essa investigação é de responsabilidade do contador e que ele tem cerca de 30 dias para organizar toda documentação cadastral. Entretanto, se você chegou na decisão de que não há eficiência no serviço, é importante que você faça sua própria busca. 

Estes levantamentos de pendências também são feitos pelo novo escritório de contabilidade a ser contratado, o que traria maior tranquilidade para o empresário e o empreendedor, pois a análise seria técnica e minuciosa para melhor segurança.

Por fim, oficialize a ausência de débitos para que sua empresa esteja protegida nos âmbitos legais. Não se esqueça de recolher documentos, logins, e mudar suas senhas. 

Formalize o cancelamento dos serviços

Optou por mudar de contador? Entre em contato com o escritório responsável por meio de carta registrada ou e-mail e formalize o cancelamento do serviço. Solicite um relatório com débitos com órgãos municipais, estaduais e federais, dívidas em geral.

Caso não queria entrar em contato com o antigo escritório de contabilidade, peça ao seu novo contador ou ao novo escritório de contabilidade que comunique o antigo profissional, para que ele envie toda a documentação da empresa.

Contrate uma nova contabilidade

É importante que já haja um acordo pré-firmado com sua nova contabilidade. Assim que findar o vínculo contratual com a anterior, inicie o processo de documentação e regularizações já nesta etapa da transição. 

Dessa vez, busque um serviço contábil que atenderá seus requisitos de maneira eficiente e prestativa, com agilidade e transparência, e com assessoria constante na jornada de sua empresa.

Na Fic Figueiredo você conta com uma contabilidade com quase 40 anos de experiência. Nascemos com o objetivo de ajudar os empresários e empreendedores do Brasil a se desenvolverem. 

Contamos com a utilização de tecnologia, profissionais altamente capacitados e serviços consultivos para realizar os serviços da sua empresa com segurança e tranquilidade. 

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